Patienteninformation zum Datenschutz

English version below

1. September 2026 (Version 1.0)

Diese Information erklärt, wie die LemonDocs Dermatologie Berlin GmbH Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn Sie sich bei uns behandeln lassen. Sie gilt insbesondere für den digitalen Anamnese- und Aufnahmebogen, den Sie vor Ihrem Termin ausfüllen, sowie für alle Daten, die im Rahmen Ihrer Behandlung und deren Abrechnung entstehen. Für den Besuch unserer Website gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung unter www.lemondocs.de/datenschutz.

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

LemonDocs Dermatologie Berlin GmbH

Rosenthaler Straße 36

10178 Berlin

Telefon: +49 30 43942194

E-Mail: info@lemondocs.de

Handelsregister: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 277219 B

Geschäftsführung: Moritz Wobith, Thomas Hodits, Marc Jäger

Ärztliche Leitung: Dr. med. Claudia Herzler

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:

Frau Thuy Linh Phan

LemonDocs Dermatologie Berlin GmbH, Rosenthaler Straße 36, 10178 Berlin

E-Mail: info@lemondocs.de

2. Ärztliche Schweigepflicht

Alle Ärztinnen, Ärzte und Mitarbeitenden unserer Klinik unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB und sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Dienstleister, die bei ihrer Tätigkeit Zugang zu Patientendaten haben könnten, binden wir nur nach § 203 Abs. 3 und 4 StGB ein: nur soweit es für ihre Aufgabe erforderlich ist, und nur nach ausdrücklicher Verpflichtung zur Geheimhaltung.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen des Anamnesebogens und Ihrer Behandlung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschte Anrede, Ihre Unterschrift auf dem Bogen.

  • Angaben zur Kostenträgerschaft: private Krankenversicherung oder Beihilfe, Selbstzahler; Rechnungs- und Zahlungsdaten.

  • Gesundheitsdaten (besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO): Ihr Anliegen, Vorerkrankungen, Hauterkrankungen in der Familie, Medikamente, Allergien und Unverträglichkeiten, Operationen, Schwangerschaft und Stillzeit, Hauttyp, Sonnenverhalten, Lebensgewohnheiten (zum Beispiel Rauchen, Alkohol), Körpergröße und Gewicht, Angaben je nach Terminart (zum Beispiel zu Eingriffen, Laserbehandlungen, Allergietestungen, proktologischen oder sexuell übertragbaren Erkrankungen, ästhetischen Behandlungen, Impfungen), Befunde, Diagnosen, Therapien, Laborwerte, histologische Befunde und Bilddokumentation.

  • Angaben zu mitbehandelnden Ärztinnen und Ärzten: Hausärztin oder Hausarzt, überweisende Ärztin oder überweisender Arzt.

  • Ihre Erklärungen und Einwilligungen: Behandlungsvertrag, Kenntnisnahmen zu Kosten und Abrechnung, Einwilligungen zu Datenverarbeitung, Befundweitergabe, Fotodokumentation, KI-Unterstützung, Kontaktwegen und Informationsversand.

  • Technische Daten beim Ausfüllen des Online-Bogens: IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser- und Gerätetyp (protokolliert durch den Formularanbieter, siehe Abschnitt 5).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

a) Vorbereitung und Durchführung Ihrer Behandlung, Anamnese, Diagnostik, Therapie, Nachsorge und ärztliche Dokumentation. Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag nach §§ 630a ff. BGB) sowie unsere Dokumentationspflicht nach § 630f BGB.

b) Abrechnung Ihrer Behandlung nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Erfüllung steuerlicher Pflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

c) Terminorganisation, Erinnerungen und Kommunikation mit Ihnen über die von Ihnen freigegebenen Wege. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Kontaktwege und Informationsversand, die über die Behandlung hinausgehen, Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

d) Weitergabe von Befunden an Ihre Hausärztin, Ihren Hausarzt oder mitbehandelnde Ärztinnen und Ärzte. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung und Entbindung von der Schweigepflicht (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

e) Fotodokumentation Ihrer Haut zur Verlaufskontrolle. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Verwendung anonymisierter Aufnahmen für Fortbildung und Wissenschaft erfolgt nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung.

f) KI-gestützte Dokumentation des Sprechstundengesprächs (Abschnitt 8). Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

g) Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen sowie Nachweis unserer Aufklärungs- und Informationspflichten. Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

h) Erfüllung gesetzlicher Melde- und Mitteilungspflichten, zum Beispiel nach dem Infektionsschutzgesetz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. i DSGVO.

5. Der digitale Anamnese- und Aufnahmebogen

Sie erhalten den Link zum Bogen über die Terminbestätigung oder Hinweise bei Doctolib, per E-Mail von uns, über den Link https://app.arzt-direkt.de/webforms/permalink/lemondocs-dermatologie/anamneseneupatienten oder per QR-Code in der Klinik. Der Bogen ist ein Patientenformular des Dienstes arzt-direkt, der zu unserem Praxissystem tomedo gehört.

Anbieter des Formulardienstes und unseres Praxissystems ist die zollsoft GmbH, Ernst-Haeckel-Platz 5/6, 07745 Jena. Die Formularserver von arzt-direkt werden in Deutschland betrieben (Rechenzentren der Hetzner Online GmbH und der IONOS SE). Ihre Eingaben werden verschlüsselt übertragen (TLS), nach dem Absenden in unser Praxissystem übernommen und dort Ihrer Patientenakte zugeordnet.

Der Bogen zeigt nur die Seiten, die zu Ihrer Terminart passen. Fragen, die als Pflichtfeld gekennzeichnet sind, benötigen wir für eine sichere Behandlung, zum Beispiel Angaben zu Blutverdünnern, Allergien oder Schwangerschaft. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

6. Wo Ihre Daten gespeichert werden und wer für uns arbeitet

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten. Mit jedem dieser Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und jeder ist nach § 203 Abs. 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichtet.

Praxissystem (elektronische Patientenakte): Ihre Patientenakte wird in der Praxissoftware tomedo der zollsoft GmbH, Jena, geführt. Die zollsoft GmbH unterstützt uns zudem bei Installation, Wartung und Support des Systems; dabei ist ein Zugriff auf Patientendaten nicht ausgeschlossen, erfolgt jedoch nur nach Absprache mit uns.

Server-Hosting und Datensicherung: Der Server unseres Praxissystems und dessen Datensicherung werden von der Lambda IT Systems GmbH, Glückauf-Ring 10, 45699 Herten, betrieben. Der Server steht im TERRA CLOUD Rechenzentrum der WORTMANN AG, Bredenhop 20, 32609 Hüllhorst, Deutschland. Das Rechenzentrum ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert und wird ausschließlich in Deutschland betrieben. Die Verbindung zwischen unserer Klinik und dem Rechenzentrum läuft über einen verschlüsselten VPN-Tunnel. Wartungszugriffe der Lambda IT Systems GmbH erfolgen nur nach Absprache, werden dokumentiert und dienen ausschließlich der Systempflege.

Terminbuchung und Kalender: Termine werden über den Kalenderdienst der Doctolib GmbH, Friedrichstraße 111, 10117 Berlin, verwaltet. Eine lokale Schnittstelle auf unseren Praxisrechnern überträgt Ihre Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten) und Termindaten zwischen Doctolib und unserem Praxissystem. Es werden keine Diagnosen oder Befunde an Doctolib übermittelt. Für Ihr eigenes Doctolib-Nutzerkonto ist Doctolib selbst verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Doctolib unter www.doctolib.de/terms/privacy-policy. Doctolib speichert Daten in Rechenzentren in der Europäischen Union (Deutschland und Frankreich).

Bilddokumentation: Für die Fotodokumentation Ihrer Haut nutzen wir medizinische Kamerasysteme des Herstellers Canfield Scientific. Die Aufnahmen und die zugehörige Bilddatenbank werden ausschließlich auf einem Server in unseren Klinikräumen in Berlin gespeichert und nicht in eine Cloud übertragen.

Laborauftrag und Befundübermittlung: Laboraufträge übermitteln wir elektronisch über ein gesichertes Auftrags- und Befundsystem unseres Laborpartners (Anbieter der Schnittstelle: QualitySoft GmbH). Histologische Befunde empfangen wir über das Befundkommunikationssystem IBSv3 der NEXUS AG, das auf einem Server in unserer Klinik betrieben wird.

Zahlungsabwicklung: Die Zahlung vor Ort erfolgt per EC- oder Kreditkarte über den Zahlungsdienst arzt-direkt.pay (zollsoft GmbH) mit dem Zahlungsdienstleister Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6–50, 1011 DJ Amsterdam, Niederlande. Adyen verarbeitet Ihre Kartendaten als eigenständig Verantwortlicher; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten.

E-Mail und Telefon: Für E-Mails nutzen wir Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) mit aktivierter Datenregion Europa. Wir versenden per E-Mail Terminhinweise und Links zu Formularen, jedoch keine Befunde oder Diagnosen in unverschlüsselter Form. Für unsere Telefonanlage nutzen wir Aircall (Aircall SAS, 11–15 rue Saint-Georges, 75009 Paris, Frankreich); verarbeitet werden Rufnummer, Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs. Gespräche werden nicht aufgezeichnet und nicht transkribiert.

Newsletter: Wenn Sie im Bogen dem Erhalt von Informationen per E-Mail zustimmen, erfolgt der Versand über die Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Wir bilden dabei keine Empfängergruppen nach Gesundheitsmerkmalen; alle Empfängerinnen und Empfänger erhalten denselben Newsletter.

Geräteverwaltung: Unsere Computer werden zentral über ein Gerätemanagement (Mosyle Corporation, USA) verwaltet, das Sicherheitseinstellungen und Software verteilt. Dieses System hat keinen Zugriff auf Ihre Patientendaten; es verarbeitet ausschließlich technische Gerätedaten.

7. Empfänger, die eigenständig verantwortlich sind

Über die Auftragsverarbeiter hinaus übermitteln wir Ihre Daten an folgende Stellen, soweit dies für Ihre Behandlung erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben:

  • Labor: Landenberg Medical Institute (LMI), Veltener Straße 12, 16761 Hennigsdorf. Übermittelt werden Proben sowie Name, Geburtsdatum, Fragestellung und relevante Vorbefunde. Das Labor rechnet direkt mit Ihnen ab.

  • Dermatohistologie und Pathologie: Institut für Pathologie und Dermatohistologie, Joachim-Friedrich-Straße 16, Berlin. Übermittelt werden Gewebeproben sowie Name, Geburtsdatum, Fragestellung und relevante Vorbefunde. Das Institut rechnet direkt mit Ihnen ab.

  • Hausärztin, Hausarzt und mitbehandelnde Ärztinnen und Ärzte: nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie im Bogen erteilen und jederzeit widerrufen können.

  • Private Krankenversicherung oder Beihilfe: Die Rechnung erhalten Sie von uns; die Einreichung bei Ihrer Versicherung oder Beihilfestelle nehmen Sie selbst vor. Eine direkte Übermittlung an Kostenträger erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung oder auf gesetzlicher Grundlage.

  • Behörden und öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich zur Übermittlung verpflichtet sind, zum Beispiel Gesundheitsämter bei meldepflichtigen Erkrankungen.

  • Rechts- und Steuerberatung, Inkasso: nur im Einzelfall, soweit dies zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen oder zur Erfüllung steuerlicher Pflichten erforderlich ist.

8. KI-Unterstützung im Sprechzimmer

Damit sich Ihre Ärztin oder Ihr Arzt im Gespräch auf Sie konzentrieren kann, bieten wir an, das Sprechstundengespräch aufzuzeichnen und mit einer in unser Praxissystem integrierten Funktion (tomedo Sprechstunden-Assistent der zollsoft GmbH) automatisch zu einem Entwurf für den Karteieintrag zusammenfassen zu lassen. Die Ärztin oder der Arzt prüft und korrigiert diesen Entwurf und übernimmt ihn erst danach in Ihre Akte.

So läuft die Verarbeitung ab: Die Umwandlung des gesprochenen Wortes in Text findet auf unserem Praxisrechner statt; die Tonaufnahme verlässt die Klinik nicht. Nur der Text des Gesprächs wird verschlüsselt an ein Sprachmodell übermittelt, das innerhalb der Europäischen Union betrieben wird und den Text zu einem Dokumentationsentwurf zusammenfasst. Für diesen Dienst nutzt die zollsoft GmbH als Unterauftragnehmer die Centron GmbH, Heganger 29, 96103 Hallstadt (Serverbetrieb in Deutschland), sowie Sprachmodelle von Google Ireland Limited, Dublin, und Mistral AI, Paris. Es besteht eine Zero-Data-Retention-Vereinbarung: Der übermittelte Text wird nach der Verarbeitung weder gespeichert noch für andere Zwecke, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen, verwendet. Die Tonaufnahme wird nach Erstellung des Dokumentationsentwurfs gelöscht; dauerhaft gespeichert wird nur der ärztlich geprüfte Karteieintrag.

Die Nutzung ist freiwillig und setzt Ihre Einwilligung voraus, die Sie im Bogen erteilen. Sie können sie jederzeit widerrufen, auch während des Gesprächs. Ohne Ihre Einwilligung dokumentiert Ihre Ärztin oder Ihr Arzt das Gespräch auf herkömmliche Weise; Ihre Behandlung ist davon nicht betroffen. Es findet keine automatisierte Entscheidung über Ihre Behandlung statt; jede medizinische Entscheidung trifft eine Ärztin oder ein Arzt.

9. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Ihre Patientenakte, die Datensicherung, die Formulardaten und die Bilddokumentation werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Bei folgenden Diensten kann eine Übermittlung in Drittländer nicht vollständig ausgeschlossen werden:

  • Doctolib setzt für einzelne technische Funktionen (zum Beispiel Fehlerberichte und Systemüberwachung) Dienstleister in den USA ein. Gesundheitsdaten sind davon nicht betroffen.

  • Aircall (Telefonie) setzt verbundene Unternehmen in den USA ein; betroffen sind nur Verbindungsdaten, keine Gesprächsinhalte.

  • Das Gerätemanagement Mosyle wird von einem US-Unternehmen betrieben und verarbeitet nur technische Gerätedaten.

Diese Übermittlungen stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Trotz dieser Garantien besteht das Risiko, dass US-Behörden auf Grundlage dortiger Gesetze Zugriff nehmen und Ihnen insoweit keine mit der EU vergleichbaren Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.

10. Speicherdauer

  • Patientenakte einschließlich Anamnesebogen, Einwilligungen, Befunden und Bilddokumentation: 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB), soweit nicht andere Vorschriften eine längere Aufbewahrung verlangen.

  • Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: 8 beziehungsweise 10 Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 HGB, § 147 AO).

  • Termindaten bei Doctolib: nach den Einstellungen unseres Doctolib-Kontos, längstens bis zum Ende unserer Zusammenarbeit mit Doctolib.

  • Formulardaten auf dem arzt-direkt-Formularserver: bis zur Übernahme in unser Praxissystem.

  • Tonaufnahmen des Sprechstundengesprächs: Löschung nach Erstellung des Dokumentationsentwurfs (Abschnitt 8).

  • Nachweis von Einwilligungen und deren Widerruf: bis zu 3 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der Widerruf erfolgt ist (Rechenschaftspflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO), soweit die Einwilligung nicht ohnehin Teil der Patientenakte ist.

  • Verbindungsdaten Telefonie und Protokolldaten: Löschung, sobald sie für den Betrieb nicht mehr benötigt werden, spätestens nach 90 Tagen.

11. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten

Die Angabe der Daten, die wir für Ihre Behandlung und deren Abrechnung benötigen, ist Voraussetzung für den Abschluss des Behandlungsvertrags und für eine sichere Behandlung. Ohne diese Angaben können wir Sie nicht oder nur eingeschränkt behandeln. Alle Einwilligungen (Befundweitergabe, Fotodokumentation, Wissenschaft, KI-Unterstützung, Kontaktwege, Informationsversand) sind freiwillig; ihre Verweigerung hat keine Nachteile für Ihre Behandlung.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO). Die KI-Unterstützung nach Abschnitt 8 erstellt lediglich Textentwürfe, die eine Ärztin oder ein Arzt prüft.

13. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem: verschlüsselte Übertragung (TLS, VPN), verschlüsselte Datensicherung, getrennte Netzwerksegmente für Praxis-, Server- und Gerätesysteme, zentral verwaltete und verschlüsselte Arbeitsplatzrechner, personenbezogene Zugänge mit Berechtigungskonzept, Protokollierung von Zugriffen im Praxissystem, regelmäßige Sicherheitsupdates sowie Schulung und schriftliche Verpflichtung aller Mitarbeitenden.

14. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) einschließlich einer Kopie Ihrer Daten; Einsicht in Ihre Patientenakte auch nach § 630g BGB.

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO).

  • Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@lemondocs.de oder an unsere Postanschrift. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Telefon +49 30 13889–0, E-Mail mailbox@datenschutz-berlin.de, www.datenschutz-berlin.de.

15. Änderungen

Wir passen diese Information an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienstleister oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils unter www.lemondocs.de/patienten-datenschutz veröffentlichte Fassung; Sie erhalten die Information zudem als Aushang und auf Wunsch in Papierform am Empfang.

LemonDocs Dermatologie Berlin GmbH, Rosenthaler Straße 36, 10178 Berlin

Patient Privacy Notice

Dated 1 September 2026 (Version 1.0)

This notice explains how LemonDocs Dermatologie Berlin GmbH processes your personal data when you receive treatment from us. It applies in particular to the digital medical history and registration form that you complete before your appointment, and to all data generated in the course of your treatment and its billing. A separate privacy policy at www.lemondocs.de/datenschutz applies to visits to our website. In case of doubt, the German version of this notice prevails.

1. Controller and data protection officer

The controller within the meaning of Art. 4 No. 7 GDPR is:

LemonDocs Dermatologie Berlin GmbH

Rosenthaler Strasse 36

10178 Berlin, Germany

Phone: +49 30 43942194

E-mail: info@lemondocs.de

Commercial register: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 277219 B

Managing directors: Moritz Wobith, Thomas Hodits, Marc Jäger

Medical director: Dr. med. Claudia Herzler

You can reach our data protection officer at:

Ms Thuy Linh Phan

LemonDocs Dermatologie Berlin GmbH, Rosenthaler Strasse 36, 10178 Berlin

E-mail: info@lemondocs.de

2. Medical confidentiality

All physicians and staff of our clinic are bound by medical confidentiality under Section 203 of the German Criminal Code (StGB) and have signed written confidentiality undertakings. Service providers who could gain access to patient data in the course of their work are engaged only under Section 203 (3) and (4) StGB: only to the extent necessary for their task, and only after an express obligation to maintain secrecy.

3. What data we process

In connection with the medical history form and your treatment we process the following categories of personal data:

  • Identification and contact data: name, date of birth, address, phone number, e-mail address, preferred form of address, your signature on the form.

  • Payer information: private health insurance or civil-service allowance (Beihilfe), self-payer; invoicing and payment data.

  • Health data (special category under Art. 9 GDPR): your concern, previous illnesses, skin diseases in your family, medication, allergies and intolerances, surgeries, pregnancy and breastfeeding, skin type, sun exposure habits, lifestyle (for example smoking, alcohol), height and weight, information depending on the appointment type (for example on procedures, laser treatments, allergy testing, proctological or sexually transmitted conditions, aesthetic treatments, vaccinations), findings, diagnoses, therapies, laboratory values, histological findings and image documentation.

  • Details of co-treating physicians: your general practitioner, the referring physician.

  • Your declarations and consents: treatment contract, acknowledgements regarding costs and billing, consents to data processing, sharing of findings, photo documentation, AI support, contact channels and information mailings.

  • Technical data when completing the online form: IP address, time, browser and device type (logged by the form provider, see Section 5).

4. Purposes and legal bases

We process your data for the following purposes:

a) Preparation and provision of your treatment, medical history, diagnostics, therapy, follow-up and medical documentation. Legal basis: Art. 9 (2) (h) GDPR in conjunction with Section 22 (1) No. 1 (b) of the German Federal Data Protection Act (BDSG), Art. 6 (1) (b) GDPR (treatment contract under Sections 630a et seq. of the German Civil Code, BGB) and our documentation duty under Section 630f BGB.

b) Billing of your treatment under the German Medical Fee Schedule (GOÄ), payment processing, accounting and tax obligations. Legal basis: Art. 6 (1) (b) and (c) GDPR, Art. 9 (2) (h) GDPR.

c) Appointment organisation, reminders and communication with you via the channels you have approved. Legal basis: Art. 6 (1) (b) GDPR; for contact channels and information mailings that go beyond your treatment, your consent under Art. 6 (1) (a) GDPR.

d) Sharing findings with your general practitioner or co-treating physicians. Legal basis: your consent and release from confidentiality (Art. 9 (2) (a) GDPR).

e) Photo documentation of your skin for follow-up. Legal basis: your consent (Art. 9 (2) (a) GDPR). Anonymised images are used for training and research only with your separate consent.

f) AI-supported documentation of the consultation (Section 8). Legal basis: your consent (Art. 9 (2) (a) GDPR).

g) Establishing, exercising or defending legal claims and evidencing our information and disclosure duties. Legal basis: Art. 9 (2) (f) GDPR, Art. 6 (1) (f) GDPR.

h) Fulfilment of statutory reporting obligations, for example under the German Infection Protection Act. Legal basis: Art. 6 (1) (c) GDPR, Art. 9 (2) (i) GDPR.

5. The digital medical history and registration form

You receive the link to the form via the appointment confirmation or notes on Doctolib, by e-mail from us, via the link https://app.arzt-direkt.de/webforms/permalink/lemondocs-dermatologie/anamneseneupatienten or via a QR code in the clinic. The form is a patient form of the arzt-direkt service, which belongs to our practice management system tomedo.

The provider of the form service and of our practice management system is zollsoft GmbH, Ernst-Haeckel-Platz 5/6, 07745 Jena, Germany. The arzt-direkt form servers are operated in Germany (data centres of Hetzner Online GmbH and IONOS SE). Your entries are transmitted in encrypted form (TLS), transferred into our practice system after submission and assigned to your patient record there.

The form only shows the pages that match your appointment type. Questions marked as mandatory are required for safe treatment, for example information on blood thinners, allergies or pregnancy. All other information is voluntary.

6. Where your data is stored and who works on our behalf

We use carefully selected service providers who process your data exclusively on our instructions. A data processing agreement under Art. 28 GDPR is in place with each of these providers, and each is bound to secrecy under Section 203 (4) StGB.

Practice management system (electronic patient record): Your patient record is kept in the tomedo practice software of zollsoft GmbH, Jena. zollsoft GmbH also supports us with installation, maintenance and support of the system; access to patient data cannot be excluded in this context but takes place only after consultation with us.

Server hosting and backup: The server of our practice system and its backup are operated by Lambda IT Systems GmbH, Glückauf-Ring 10, 45699 Herten, Germany. The server is located in the TERRA CLOUD data centre of WORTMANN AG, Bredenhop 20, 32609 Hüllhorst, Germany. The data centre is certified to ISO/IEC 27001:2022 and is operated exclusively in Germany. The connection between our clinic and the data centre runs through an encrypted VPN tunnel. Maintenance access by Lambda IT Systems GmbH takes place only by prior arrangement, is documented and serves system maintenance only.

Appointment booking and calendar: Appointments are managed through the calendar service of Doctolib GmbH, Friedrichstrasse 111, 10117 Berlin. A local interface on our practice computers transfers your master data (name, date of birth, contact details) and appointment data between Doctolib and our practice system. No diagnoses or findings are transmitted to Doctolib. Doctolib is itself responsible for your own Doctolib user account; Doctolib’s privacy policy at www.doctolib.de/terms/privacy-policy applies. Doctolib stores data in data centres within the European Union (Germany and France).

Image documentation: For photo documentation of your skin we use medical imaging systems of the manufacturer Canfield Scientific. The images and the associated image database are stored exclusively on a server in our clinic premises in Berlin and are not transferred to any cloud.

Laboratory orders and results: We transmit laboratory orders electronically via a secure order and results system of our laboratory partner (interface provider: QualitySoft GmbH). We receive histological findings via the IBSv3 results communication system of NEXUS AG, which is operated on a server in our clinic.

Payment processing: Payment on site is made by debit or credit card via the payment service arzt-direkt.pay (zollsoft GmbH) with the payment service provider Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6–50, 1011 DJ Amsterdam, Netherlands. Adyen processes your card data as an independent controller; we do not receive complete card data.

E-mail and telephone: For e-mail we use Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland) with the Europe data region enabled. We send appointment information and links to forms by e-mail, but no findings or diagnoses in unencrypted form. For our telephone system we use Aircall (Aircall SAS, 11–15 rue Saint-Georges, 75009 Paris, France); the data processed are the phone number, date, time and duration of the call. Calls are neither recorded nor transcribed.

Newsletter: If you agree in the form to receive information by e-mail, mailings are sent via Brevo GmbH, Köpenicker Strasse 126, 10179 Berlin. We do not build recipient groups based on health characteristics; all recipients receive the same newsletter.

Device management: Our computers are managed centrally through a device management system (Mosyle Corporation, USA) that distributes security settings and software. This system has no access to your patient data; it processes technical device data only.

7. Recipients that are independent controllers

Beyond our processors, we transfer your data to the following recipients where this is necessary for your treatment or where you have consented:

  • Laboratory: Landenberg Medical Institute (LMI), Veltener Strasse 12, 16761 Hennigsdorf, Germany. We transmit samples together with your name, date of birth, the clinical question and relevant previous findings. The laboratory invoices you directly.

  • Dermatohistology and pathology: Institut für Pathologie und Dermatohistologie, Joachim-Friedrich-Strasse 16, Berlin. We transmit tissue samples together with your name, date of birth, the clinical question and relevant previous findings. The institute invoices you directly.

  • General practitioner and co-treating physicians: only with your consent, which you give in the form and can withdraw at any time.

  • Private health insurance or Beihilfe: You receive the invoice from us and submit it to your insurer or allowance office yourself. Direct transmission to a payer takes place only with your consent or on a statutory basis.

  • Authorities and public bodies, where we are legally obliged to transmit data, for example public health offices in the case of notifiable diseases.

  • Legal and tax advisors, debt collection: only in individual cases, where necessary to enforce or defend claims or to fulfil tax obligations.

8. AI support in the consultation room

So that your physician can concentrate on you during the consultation, we offer to record the consultation and have it automatically summarised into a draft record entry by a function integrated into our practice system (tomedo consultation assistant by zollsoft GmbH). Your physician reviews and corrects this draft and only then transfers it into your record.

How the processing works: The conversion of spoken words into text takes place on our practice computer; the audio recording does not leave the clinic. Only the text of the conversation is transmitted in encrypted form to a language model operated within the European Union, which summarises the text into a draft documentation. For this service zollsoft GmbH uses as sub-processors Centron GmbH, Heganger 29, 96103 Hallstadt, Germany (server operation in Germany), as well as language models of Google Ireland Limited, Dublin, and Mistral AI, Paris. A zero-data-retention agreement is in place: the transmitted text is neither stored after processing nor used for any other purpose, in particular not for training AI models. The audio recording is deleted once the draft documentation has been created; only the record entry reviewed by the physician is stored permanently.

Use of this function is voluntary and requires your consent, which you give in the form. You can withdraw it at any time, including during the consultation. Without your consent your physician documents the consultation in the conventional way; your treatment is not affected. No automated decision about your treatment is made; every medical decision is taken by a physician.

9. Transfers to countries outside the EU

Your patient record, the backup, the form data and the image documentation are stored exclusively in Germany. For the following services a transfer to third countries cannot be entirely excluded:

  • Doctolib uses service providers in the USA for individual technical functions (for example error reporting and system monitoring). Health data is not affected.

  • Aircall (telephony) uses affiliated companies in the USA; only connection data is affected, not the content of calls.

  • The Mosyle device management system is operated by a US company and processes technical device data only.

These transfers are based on the European Commission’s adequacy decision for the EU-U.S. Data Privacy Framework or on standard contractual clauses under Art. 46 (2) (c) GDPR. Despite these safeguards there is a risk that US authorities may access the data under US law and that you may not have legal remedies comparable to those in the EU.

10. Retention periods

  • Patient record including the medical history form, consents, findings and image documentation: 10 years after completion of treatment (Section 630f (3) BGB), unless other provisions require longer retention.

  • Invoicing and accounting records: 8 or 10 years under German commercial and tax law (Section 257 HGB, Section 147 AO).

  • Appointment data at Doctolib: according to the settings of our Doctolib account, at the latest until the end of our cooperation with Doctolib.

  • Form data on the arzt-direkt form server: until transfer into our practice system.

  • Audio recordings of the consultation: deletion once the draft documentation has been created (Section 8).

  • Evidence of consents and their withdrawal: up to 3 years after the end of the year in which the withdrawal took place (accountability under Art. 7 (1) GDPR), unless the consent is in any case part of the patient record.

  • Telephony connection data and log data: deletion as soon as no longer required for operation, at the latest after 90 days.

11. Obligation to provide your data

Providing the data we need for your treatment and its billing is a prerequisite for concluding the treatment contract and for safe treatment. Without this information we cannot treat you, or only to a limited extent. All consents (sharing of findings, photo documentation, research, AI support, contact channels, information mailings) are voluntary; refusing them has no disadvantages for your treatment.

12. No automated decision-making

We do not make decisions based solely on automated processing (Art. 22 GDPR). The AI support described in Section 8 only produces text drafts that are reviewed by a physician.

13. Data security

We protect your data through technical and organisational measures under Art. 32 GDPR, including: encrypted transmission (TLS, VPN), encrypted backups, separate network segments for practice, server and device systems, centrally managed and encrypted workstations, personal user accounts with an authorisation concept, access logging in the practice system, regular security updates, and training and written confidentiality undertakings of all staff.

14. Your rights

You have the following rights regarding your personal data:

  • Access (Art. 15 GDPR) including a copy of your data; inspection of your patient record also under Section 630g BGB.

  • Rectification (Art. 16 GDPR).

  • Erasure (Art. 17 GDPR), unless retention obligations prevent this.

  • Restriction of processing (Art. 18 GDPR).

  • Data portability (Art. 20 GDPR).

  • Objection (Art. 21 GDPR) to processing based on Art. 6 (1) (f) GDPR, on grounds relating to your particular situation.

  • Withdrawal of consent (Art. 7 (3) GDPR) at any time with effect for the future. The lawfulness of processing carried out before the withdrawal remains unaffected.

To exercise your rights, an informal message to info@lemondocs.de or to our postal address is sufficient. We respond without undue delay and at the latest within one month.

Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR). The authority responsible for us is the Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, phone +49 30 13889–0, e-mail mailbox@datenschutz-berlin.de, www.datenschutz-berlin.de.

15. Changes

We update this notice when the legal situation, our service providers or our processing operations change. The version published at www.lemondocs.de/patienten-datenschutz applies; the notice is also displayed at our reception and available in paper form on request.

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